Thuế và thương mại Việt Nam – xử lý thanh tra thuế đột xuất đúng luật

Trong kinh doanh, một cuộc thanh tra thuế đột xuất không báo trước có thể gây hoang mang, dẫn đến những sai lầm trong quá trình làm việc với cơ quan thuế gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín. Bài viết này được Hãng Luật Quốc Tế Tự Do chia sẻ về cách thức xử lý thanh tra thuế đột xuất đúng luật, từ việc kiểm tra tính hợp pháp của quyết định thanh tra thuế cho đến quy trình đối thoại và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

Một cuộc thanh tra thuế đột xuất không báo trước có thể gây hoang mang

Thanh tra thuế đột xuất: rủi ro của doanh nghiệp trong lĩnh vực thuế và thương mại việt nam

Thanh tra thuế là hoạt động kiểm tra chuyên sâu, toàn diện hồ sơ thuế và các nghiệp vụ kinh tế của người nộp thuế. Trong lĩnh vực thuế và thương mại Việt Nam, hoạt động thanh tra luôn được chia thành hai loại chính: thanh tra theo kế hoạch và thanh tra thuế đột xuất. 

Thanh tra thuế đột xuất là gì?

Không giống như thanh tra theo kế hoạch, thanh tra thuế đột xuất là hoạt động được tiến hành khi cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế nghiêm trọng, có yêu cầu giải quyết khiếu nại, tố cáo, hoặc khi có chỉ đạo từ cấp trên gây ra áp lực lớn về thời gian và tâm lý, buộc DN phải phản ứng nhanh chóng và chính xác về mặt pháp lý.

Dấu hiệu nào dẫn đến quyết định thanh tra thuế đột xuất?

Mặc dù mang tính đột xuất, các cuộc thanh tra này không phải ngẫu nhiên mà thường dựa trên các chỉ số rủi ro mà cơ quan thuế theo dõi thông qua hệ thống phân tích dữ liệu:

• Rủi ro từ hoàn thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Hồ sơ hoàn thuế có dấu hiệu đáng ngờ, hoặc liên quan đến các chuỗi DN có dấu hiệu mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
• Biến động doanh thu/lợi nhuận bất thường: Doanh thu tăng mạnh nhưng lợi nhuận khai báo thấp, hoặc lỗ liên tục trong nhiều năm không hợp lý so với ngành nghề.
• Giao dịch liên kết phức tạp: Phát sinh giao dịch với các bên liên kết ở nước ngoài, tiềm ẩn rủi ro chuyển giá và xói mòn cơ sở tính thuế.
• Có thông tin tố giác: Nhận được đơn thư khiếu nại, tố cáo về hành vi trốn thuế, gian lận thuế từ nội bộ hoặc đối thủ cạnh tranh.

Tính hợp pháp và quyền của doanh nghiệp khi nhận quyết định thanh tra thuế

Kiểm tra tính hợp pháp của quyết định – bước then chốt trong quá trình xử lý thanh tra thuế thành công.

Kiểm tra tính hợp pháp của quyết định thanh tra thuế

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và các Nghị định hướng dẫn, quyết định thanh tra thuế phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt:

• Quyết định phải được lập thành văn bản, ghi rõ căn cứ pháp lý, đối tượng thanh tra, nội dung, phạm vi, thời kỳ thanh tra, thời hạn thanh tra và Trưởng đoàn thanh tra.
• Phải do người có thẩm quyền ký.
• Căn cứ pháp lý: Phải nêu rõ lý do tiến hành thanh tra đột xuất.

Nếu phát hiện quyết định thanh tra thuế không hợp pháp, DN có quyền đề nghị Cơ quan thuế điều chỉnh hoặc thậm chí khiếu nại quyết định đó. Việc này cần được thực hiện thông qua văn bản chính thức và có tham vấn pháp lý.

Quyền được từ chối tiếp đoàn thanh tra 

Theo quy định pháp luật về quản lý thuế, Đoàn thanh tra phải công bố quyết định thanh tra thuế trước khi tiến hành. Doanh nghiệp có quyền từ chối tiếp Đoàn thanh tra và không cung cấp hồ sơ, tài liệu nếu:

• Quyết định thanh tra thuế không hợp pháp, không đầy đủ về nội dung hoặc sai về thẩm quyền.
• Đoàn thanh tra không xuất trình đầy đủ giấy tờ, thẻ công chức thuế theo quy định.
• Trường hợp bất khả kháng của DN.

Việc thực hiện quyền từ chối này không phải là hành động đối kháng mà là hành động pháp lý nhằm mục đích kéo dài thời gian để DN chuẩn bị hồ sơ, hoặc yêu cầu làm rõ căn cứ pháp lý của thanh tra thuế đột xuất, giúp cho việc xử lý thanh tra thuế được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn và có sự hiện diện của luật sư. 

Quy trình xử lý thanh tra thuế đột xuất đúng luật

Việc xử lý thanh tra thuế theo quy trình sẽ giảm thiểu rủi ro.

Phản ứng nhanh và triệu tập đội ngũ khẩn cấp

Ngay lập tức chỉ định một người đại diện pháp lý, Kế toán trưởng, hoặc Giám đốc Tài chính làm đầu mối duy nhất làm việc với Đoàn thanh tra. Việc này giúp kiểm soát thông tin đầu ra. Đồng thời, hợp tác với các chuyên gia về thuế và thương mại Việt Nam để được tư vấn chiến lược và tham gia ngay từ cuộc họp công bố quyết định thanh tra.

Yêu cầu xác định phạm vi và thời gian cụ thể

DN phải yêu cầu Đoàn thanh tra xác định rõ các hồ sơ, tài liệu cần thiết và thời gian cung cấp. Tất cả phải dựa trên nội dung đã ghi trong quyết định thanh tra thuế. Chỉ cung cấp các tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung thanh tra. Tránh cung cấp quá nhiều thông tin không cần thiết hoặc hồ sơ của các kỳ không nằm trong phạm vi thanh tra.

Rà soát và sao lưu toàn bộ hồ sơ

Tiến hành rà soát nội bộ, đối chiếu lại các chứng từ kế toán, hóa đơn, hợp đồng, các biên bản làm việc với cơ quan thuế trong thời kỳ bị thanh tra. Đặc biệt chú trọng đến các giao dịch có giá trị lớn hoặc các giao dịch có rủi ro về thuế.

Lập một bộ hồ sơ để cung cấp cho Đoàn thanh tra, giữ lại bản gốc và một bản sao y tại văn phòng để tránh thất lạc tài liệu và đảm bảo DN luôn có cơ sở đối chiếu trong quá trình xử lý thanh tra thuế.

Làm việc và ghi chép biên bản cẩn thận

Giữ thái độ hợp tác, tôn trọng nhưng kiên quyết về mặt pháp lý. Mọi phát ngôn của Đoàn thanh tra, yêu cầu cung cấp tài liệu phải được ghi chép lại hoặc yêu cầu thể hiện bằng văn bản. Yêu cầu sự có mặt của luật sư hoặc chuyên gia tư vấn thuế trong các cuộc họp quan trọng để kịp thời đưa ra các quan điểm pháp lý bảo vệ DN trong lĩnh vực thuế và thương mại Việt Nam.

Thẩm định và giải trình biên bản thanh tra

Khi Đoàn thanh tra lập dự thảo biên bản kết luận, DN cần dành thời gian tối đa để nghiên cứu, thẩm định và chuẩn bị giải trình. Mọi ý kiến phản bác của DN phải được dẫn chiếu cụ thể theo các văn bản quy phạm pháp luật, công văn hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế.

XEM THÊM: Thuế và thương mại Việt Nam – hướng dẫn doanh nghiệp FDI tuân thủ đúng luật

Những lỗi sai thường mắc phải khi thanh tra thuế đột xuất

Những sai lầm khi bị thanh tra thuế đột xuất làm giảm hiệu quả của việc xử lý thanh tra thuế và dẫn đến việc bị truy thu, phạt nặng.

Hoảng loạn và cung cấp hồ sơ vô tội vạ

Đây là sai lầm phổ biến nhất, do áp lực từ tính đột xuất của cuộc thanh tra. Việc cung cấp tràn lan các tài liệu không nằm trong phạm vi của quyết định thanh tra thuế có thể vô tình mở rộng phạm vi kiểm tra của cơ quan thuế, làm phát sinh thêm các sai sót không liên quan và kéo dài thời gian thanh tra.

Không kiểm soát thời hạn và thời hiệu xử phạt

Theo Luật Quản lý thuế, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế thường là 02 năm kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm. Việc không nắm vững thời hiệu có thể khiến DN bị xử phạt oan cho những kỳ thuế đã hết thời hiệu. Xử lý thanh tra thuế chuyên nghiệp luôn bao gồm việc kiểm tra chặt chẽ thời hiệu trước khi thừa nhận vi phạm.

Bỏ qua tầm quan trọng của đơn vị tư vấn pháp lý

Nhiều DN chỉ mời luật sư khi tranh chấp đã xảy ra hoặc khi đã nhận kết luận xử phạt, điều này là quá muộn để thay đổi tình thế. Việc có luật sư đồng hành ngay từ khi công bố quyết định thanh tra thuế giúp đảm bảo tính hợp pháp của mọi thủ tục, đồng thời luật sư đóng vai trò là bên thứ ba trung lập, hỗ trợ kỹ thuật pháp lý chuyên sâu.

Ghi sổ sách không đúng chuẩn mực kế toán và thiếu chứng từ gốc

Đây là điểm yếu chí mạng. Bất kỳ cuộc thanh tra thuế đột xuất nào cũng sẽ nhắm vào tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Việc hạch toán dựa trên nguyên tắc tiền mặt thay vì nguyên tắc kế toán dồn tích hoặc thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu cho các chi phí lớn sẽ dẫn đến việc bị loại trừ chi phí và truy thu thuế TNDN, thuế GTGT.

Tranh cãi bằng cảm xúc, không bằng pháp lý

Khi bị thanh tra, đại diện DN thường tranh cãi dựa trên cảm tính hoặc sự bức xúc cá nhân. Một quy trình xử lý thanh tra thuế chuyên nghiệp yêu cầu DN phải dựa trên pháp luật, văn bản quy phạm, và các công văn hướng dẫn để giải trình. Lời nói chỉ có giá trị khi được ghi nhận bằng văn bản và có căn cứ pháp lý rõ ràng.

Các câu hỏi thường gặp về thuế và thương mại Việt Nam

Việc xử lý thanh tra thuế đột xuất cần chuẩn bị kỹ lưỡng và kiến thức chuyên sâu về thuế và thương mại Việt Nam

Cơ quan thuế có được tiến hành thanh tra ngoài giờ hành chính không?

Về nguyên tắc, hoạt động thanh tra thuế phải được tiến hành trong giờ hành chính của đơn vị bị thanh tra. Trường hợp cần làm việc ngoài giờ, phải được sự đồng ý bằng văn bản của người nộp thuế và phải có căn cứ cần thiết. Nếu Đoàn thanh tra yêu cầu làm việc ngoài giờ mà không có sự đồng ý của DN, DN có quyền từ chối một cách lịch sự nhưng kiên quyết.

Tôi phải làm gì nếu đoàn thanh tra đòi hỏi hồ sơ tài liệu không có trong quyết định?

Người nộp thuế có quyền từ chối cung cấp và yêu cầu Đoàn thanh tra bổ sung quyết định thanh tra thuế hoặc văn bản yêu cầu bằng văn bản, có chữ ký của người có thẩm quyền. Trong trường hợp cần thiết, bạn nên tham vấn luật sư để xem xét yêu cầu đó có hợp lý và nằm trong khuôn khổ pháp luật về thuế và thương mại Việt Nam hay không.

Thời hạn thanh tra thuế đột xuất tối đa là bao lâu?

Theo quy định của Luật Quản lý thuế, thời hạn thanh tra tại trụ sở người nộp thuế không quá 45 ngày đối với cuộc thanh tra lớn hoặc không quá 30 ngày đối với cuộc thanh tra thông thường. 

DN có quyền ghi âm, ghi hình trong quá trình làm việc với đoàn thanh tra không?

Đây là một quyền hợp pháp để NNT lưu trữ bằng chứng và đảm bảo tính minh bạch của quy trình xử lý thanh tra thuế. Tuy nhiên, để tránh hiểu lầm hoặc căng thẳng, NNT nên thông báo trước với Đoàn thanh tra về việc này.

Hãng Luật Quốc Tế Tự Do: cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp

Hãy liên hệ ngay với Công ty Luật TNHH Hãng Luật Quốc Tế Tự Do để được tư vấn

Việc xử lý thanh tra thuế là cuộc chiến pháp lý yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiến thức chuyên sâu về thuế và thương mại Việt Nam. Sai lầm dù nhỏ trong quá trình đối thoại, cung cấp hồ sơ, hay giải trình đều có thể dẫn đến những khoản truy thu, phạt lên đến hàng tỷ đồng. Công ty Luật TNHH Hãng Luật Quốc Tế Tự Do cung cấp dịch vụ tư vấn và đại diện pháp lý chuyên sâu về thuế, đặc biệt là trong các tình huống thanh tra thuế đột xuất và tranh chấp thuế phức tạp.

• Đội ngũ luật sư của chúng tôi có kinh nghiệm thực chiến trong việc thẩm định quyết định thanh tra thuế, đồng hành và đại diện cho DN làm việc với cơ quan thuế.
• Xây dựng chiến lược giải trình và bảo vệ, giúp DN chuyển từ thế bị động sang chủ động ngay khi nhận được quyết định thanh tra thuế.
• Cam kết bảo vệ quyền lợi hợp pháp của DN, giảm thiểu tối đa các khoản truy thu, phạt không có căn cứ pháp lý.

Hãy liên hệ ngay với Công ty Luật TNHH Hãng Luật Quốc Tế Tự Do để được Luật sư Đặng Văn Dũng và đội ngũ chuyên gia tư vấn trực tiếp và đồng hành trong quá trình Xử lý thanh tra thuế một cách đúng luật và hiệu quả nhất.

• Công ty: Hãng Luật Quốc Tế Tự Do 
• Hotline: 0901 109 768. 
• Email: lsdangvandung@gmail.com.